职场邮件怎么发?这几点教你正确发邮件
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职场邮件怎么发?这几点教你正确发邮件

2018-07-24 16:03:52  来源:中国组织人事报新闻网

一、认真撰写邮件

向他人发送的电子邮件,一定要精心构思、认真撰写,若是随想随写,是既不尊重对方,也不尊重自己。

1、主题要明确

一个电子邮件大都只有一个主题,并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当,收件人见到它便对整个电子邮件一目了然。

2、语言要流畅

电子邮件要语言流畅以便于阅读,尽量别写生僻字、异体字,引用数据资料时最好标明出处,以便收件人核对。

3、内容要简洁

信息爆炸时代时间最为宝贵,所以电子邮件的内容应当简明扼要,越短越好。

二、避免邮件滥用

在信息社会中,任何人的时间都是无比珍贵的,切勿滥发一些广告宣传邮件,以免浪费他(她)人时间,在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他(她)节省时间。工作邮件种类分为确认邮件、需求邮件、反馈邮件、通知邮件4种。

1、留存证据的确认邮件

只在口头上交流和确认的事情,不易保存,在口头确认以后,再用邮件发送给指定的人确认,会更加有保障。也可为自己留存重要证据。

2、明确细节的需求邮件

在工作中,我们难免会和其他同事或部门进行沟通和协调,因此常常会使用到邮件。这种情况下就要清楚的表达出自己的需求,要尽可能的明确、详细,让别人收到邮件后能够清楚的看懂你的诉求。

3、有回复的反馈邮件

在收到别人发来的邮件时,要及时向对方回复,表面自己已收到。

4、明目的的通知邮件

通知邮件,就要把通知的事项说清楚。具体到时间、地点、事件等。

三、注意邮件内容措词

现在法律规定,电子邮件亦可作为法律证据,所以发电子邮件时要小心,切勿在邮件中发一些对公司不利的内容,千万不要写错报价等。另外,邮件不要太公式化,你可以在上面加上logo等。

四、明确编辑邮件的步骤

发第一封时你可以先选择目标内容最常用的格式,然后在上面写上这样给人感觉你很细心,也很体贴,而且能让人意识到这个文件的重要性。明确正确编辑邮件的步骤和邮件的结构。工作邮件的结构包括:发送地址、标题、抬头、正文、附件、恭祝语及落款。

1、发送地址:收件人、抄送人

①收件人。收件人指的是需要处理该邮件的人。

②抄送人。放在抄送人里,只是让对方知道这件事,可以不回复。比如在请假时,将请假邮件发送给主管的同时就得抄送给总监。

2、标题

标题应避免使用口语化的文字。

3、抬头

抬头也就是称呼,这里可按公司文化写,有的公司文化领导就喜欢直呼名字,有的公司文化必须称呼 x 总,xx 总。

4、正文

正文,先说主题思想,再详细阐述细节。多使用通俗的语言和短句子,做到简明扼要。

建议使用宋体小四,颜色用黑色,关键词可用红色。

5、附件

附件少的时候最好不要打包,减少步骤。如果必须要打包的话,一定要在邮件正文说明。

压缩包中包含内容,方便收到邮件的人查看。

6、恭祝语及落款

按公司的要求编辑即可。

(来源:帅帅职场屋)

责任编辑:王璐

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