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如何精准提炼公文总标题?

2018-03-09 15:36:01  来源:中国组织人事报新闻网

公文的标题,一般有总标题和小标题。总标题,也叫总标题,是对全篇内容的高度概括,是“纲目”,小标题从不同角度、不同层面对总标题内涵进行展示,共同服务于总标题,呈现出“众星捧月”的态势。使得整篇公文丝丝入扣,不枝不蔓。本文重点谈一谈总标题的提炼。 

总标题的提炼。公文的总标题居眉首,地位超然,我们可以通过完整而规范的标题了解公文的制发机关、发文目的、文件性质、主要内容。《党政机关公文处理工作条例》明确规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关”。因此,公文总标题一般由发文机关+事由(内容)+文种(公文种类)构成,即“三要素”。

一、把握公文总标题“三要素”

明确“发文机关”

发文机关一般写在标题的开头,要写全称或者规范的简称,不可滥用缩略语。如“中国共产党广东省委教育工作委员会”,也可用其规范的简称“中共广东省委教育工委”。若几个机构联合发文,应该一一标明,不得遗漏,如《广东省教育厅 广东省财政厅 广东省新闻出版广电局 广东省体育局 共青团广东省委员会关于印发<广东省关于推进青少年校园足球发展的实施意见>的通知》。 

当然,也有一些公文制作机关确实太多,实在无法一一列出,则要根据实际情况加以概括,如制文机关是属同一地区或同一系统,可概括为“**教育厅所属各高校”。若同一地区或同一系统的全部机关中还缺一两个机关的,应该予以注明,如“**教育厅所属各高校(缺**大学)”。 

根据规定,联合行文时在发文机关标识上主办机关名称在上,一般来说,5个以下的发文机关全部标出,5个以上的可以列举主要机关名称并标出数量。 

提炼“事由”

事由就是对公文行文内容的概括,是公文标题的核心部分,一般标在标题的中间。事由的概括,往往是事务性的集中和概括,即要点明公文所要交代的事务或事件,所以要求准确、精炼、规范,让人一目了然。事由一般用介词“关于”“对”“对于”和表述主要内容的词语组成介词结构,作公文名称的定语。“关于”用于概括性事由,“对”和“对于”则用于具体性事由。但“对”和“对于”在使用时也有区别,一般说来,能用“对于”的地方均可换成“对”;但用“对”的地方未必能换成“对于”。 

通常来说,涉及面小或事由单一的公文,可以直接标出,如《**学对**人事任免的决定》;涉及面大的公文,要加以概括,如《**学院关于做好2016届毕业生就业、创业等工作的通知》。

选择“文种”

文种处于标题的最后,其反映出公文的性质。《党政机关公文处理工作条例》中规定,公文种类主要有15种。公文文种的选择根据有三:一是“根据行文目的”,如果要汇报工作,选择“报告”,如果是要得到指示,则要选择“请示”;二是根据“发文机关的职权”,如“命令”,它是国家机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文。绝不是一般机构可以采用的文种;三是根据“与主送机关的行文关系”。比如向上级教育主管部门报送材料,应该采用“报告”“请示”等,但向不相隶属的同级机构行文时则只需用“函”。

文种的选择至关重要,可谓画龙点睛之笔。应该用“报告”时用了“请示”会让人不知所措,应该用“请示”而用了“报告”,则会误事。 

综上所述,公文标题“三要素”应是缺一不可的,但在实际工作中,不难发现,有些公文“三要素”是不全的:在已印有发文机关名称版头的专用纸上可以省略“发文机关”;由国家最高权力机关或国家最高行政机关制发的公文,可以省略公文的“事由”;有些知照性的公文甚至可以同时省略公文的“发文机关”和“事由”,如《通知》《公告》等。 

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责任编辑:赵伶洁

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